home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / exrlad21.zip / MANUAL_S.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-07-16  |  23KB  |  456 lines
  1.  
  2.         *****************************************************************
  3.         *                  EXECUTIVE ADDRESS BOOK (TM)                  *
  4.         *                                                               *
  5.         *    Copyright 1990, 1991, 1992 American Digital Corporation    *
  6.         *                      All Rights Reserved                      *
  7.         *                                                               *
  8.         *                        USER MANUAL.DOC                        *
  9.         *                    (Unregistered Version)                     *
  10.         *****************************************************************
  11.         
  12.         
  13.         INTRODUCTION
  14.         
  15.              Executive Address Book is oriented toward the needs and
  16.         activities of busy professionals.  Address book pages are printed
  17.         in the handy 3 3/4" x 6 3/4" size format to fit Day-Timer Senior
  18.         (K) and Day Runner and other organizers.  Page space is maximized
  19.         to keep the address book as thin as possible.  Up to nine dir-
  20.         ferent sections can be maintained making restaurants, lodgings,
  21.         business names, 800 reservations numbers, etc. easy to find.  As
  22.         addresses are added or changed only the pages which change are
  23.         printed.  Multiple books are easily maintained.  Rotary-file
  24.         index cards are printed providing a quick, alphabetized desk
  25.         reference.
  26.         
  27.              Executive Address Book pages may be printed on standard
  28.         paper or on preprinted, perforated 6 ring paper available from
  29.         Day-Timer, Inc. in either dot matrix or laser formats.  These
  30.         preprinted sheets handily fit in pocket secretaries or any 6 ring
  31.         notebook cover commonly available from stationary stores.  It is
  32.         not necessary to use a pocket secretary user to get all the
  33.         benefits of the program.
  34.         
  35.              The Executive Address Book program is self guiding during
  36.         installation as well as operation.  Minimum computer
  37.         requirements: IBM PC or compatible, 512 RAM and DOS 2.2 or higher
  38.         with hard disk.  
  39.         
  40.         
  41.         INSTALLATION
  42.         
  43.              In expanded form the Executive Address Book files require
  44.         800K to 1 meg of disk space depending on the size of your address
  45.         lists.  
  46.         
  47.              First, create a directory on your hard disk drive to hold
  48.         Executive Address Book.  We suggest the name C:\EXBOOK.  Copy all
  49.         the files on your master program disk to this directory.  To
  50.         extract the files for the working program, type ADBOOK.
  51.         
  52.              Now, in your EXBOOK directory in addition to the above .DOC
  53.         files, you will have INSTALL.BAT, ERLEVEL.COM, SN.MEM and some
  54.         new .EXE files.  The following procedure will allow you to
  55.         further expand and install the actual program and support files. 
  56.         
  57.         EXECUTIVE ADDRESS BOOK                              USER MANUAL
  58.                                                                  Page 2
  59.         
  60.         
  61.              Type INSTALL to decompress the files.  Choose 1. Install
  62.         with demonstration files if this is your initial installation. 
  63.         Choose 2. Install without demonstration files if you are
  64.         installing an update to an existing copy of Executive Address
  65.         Book.  Do not choose number 1. after you have operated the
  66.         program and have entered your own name and address data.  If you
  67.         do so you may erase address book files you have entered and
  68.         replace them with demonstration files.  
  69.         
  70.              Note: If you are installing an update or are reinstalling
  71.         the program, begin by copying ADBOOK.EXE and SN.MEM from your
  72.         master program disk to your working directory.  Then type ADBOOK
  73.         followed by INSTALL.  Answer all questions concerning overwriting
  74.         of existing programs with "Y".  If you do not put the initial
  75.         compressed files ADBOOK.EXE and SN.MEM back on your working
  76.         directory, install will not properly reinstall or update the
  77.         program.
  78.         
  79.              After installation, start the program by typing EX from 
  80.         the DOS prompt.
  81.         
  82.         
  83.         ADDRESS FORMATS
  84.         
  85.              Executive Address Book utilizes three formats to provide
  86.         information in the most convenient form keeping the number of
  87.         pages to a minimum. 
  88.         
  89.         
  90.              FORMAT 1.
  91.         
  92.              Format 1 is oriented toward restaurants and lodging, places
  93.         with which the user is familiar and needs only the name and
  94.         telephone number.  Fax, 800 and comment lines are optional.  Up
  95.         to 36 locations are printed on a page.  Entries are listed by
  96.         State (Provence, Country).  Different sections are printed for
  97.         the U.S., Canada, and foreign countries.
  98.         
  99.           [_______________]  [____________]  [__]  [______________]
  100.                 Name             Place      State      Telephone
  101.         
  102.         
  103.              FORMAT 2.
  104.         
  105.              Format 2 is oriented toward familiar business services where
  106.         the user needs only the name, location and phone number; where to
  107.         get the stereo fixed, the plumber, travel agent, etc.  Entries
  108.         are organized alphabetically.  FAX, 800 and comment lines are
  109.         optional.  Up to 36 listings are be printed on a page.
  110.         
  111.         
  112.           [_______________________________]  [__]  [______________]
  113.               Name/Location                 State      Telephone
  114.  
  115.         EXECUTIVE ADDRESS BOOK                              USER MANUAL
  116.                                                                  Page 3
  117.         
  118.         
  119.              FORMAT 3.
  120.         
  121.              Format 3 provides complete name and address listing
  122.         information.  Addresses are printed in alphabetical order. 
  123.         Format 3 also allows the printing of a cross-reference index
  124.         listing names and phone numbers alphabetically by company.  Only
  125.         lines which contain data are printed conserving space on the
  126.         printed page.  
  127.         
  128.         
  129.           [_______________________________]  [____________________]
  130.                         Name                      Office Phone
  131.           [_______________________________]  [____________________]
  132.                        Title                         FAX Phone
  133.           [_______________________________]  [____________________]
  134.                       Company                        800 Phone
  135.           [_______________________________]  [____________________]
  136.                       Address                       Home Phone
  137.           [_______________________________]  [____________________]
  138.                       Address                      Other Phone
  139.           [___________________]  [__]  [__________]  [____________]
  140.                   City          State       Zip       Country Code
  141.              [_________________]
  142.                    Spouse
  143.              [____________________________________________________]
  144.              [____________________________________________________]
  145.                                     Comment
  146.         
  147.         
  148.         ROTARY-FILE INDEX CARDS
  149.         
  150.             Rotary file cards may be printed for any section of the
  151.         Executive Address Book.  File cards are arranged alphabetically. 
  152.         If changes are made to more than one section, the changes can be
  153.         integrated and printed alphabetically using "4. Print Utilities"
  154.         from the Main Menu, then "5. Alphabetized Update Rotary-file
  155.         Cards."  Print Utilities menu selection "4. Complete Rotary-file
  156.         (All Sections)" prints a new, complete, alphabetized rotary-file
  157.         index.
  158.         
  159.         
  160.         CREATING AN EXECUTIVE ADDRESS BOOK SECTION
  161.         
  162.              To create a new Address book section, select "6. System Set-
  163.         up" from the Main Menu, then "2. Address Book Sections."  Name
  164.         the section and select one of the formats as instructed. Upon
  165.         completion, enter names and addresses as desired.
  166.         
  167.              The titles of the sections may be changed at any time. 
  168.         However, if the format of an existing section is changed, all
  169.         data previously entered in this section is lost.  The on screen
  170.         instructions will guide you through the process.  
  171.         
  172.         EXECUTIVE ADDRESS BOOK                              USER MANUAL
  173.                                                                  Page 4
  174.         
  175.         
  176.         PRINTING
  177.         
  178.              Address book sections are printed using selection "2." from
  179.         the Main Menu.  Rotary-file cards are printed using selection
  180.         "3." from the Main Menu.  Other printing selections are available
  181.         using "4. Print Utilities" from the Main Menu.
  182.         
  183.         
  184.         PRINTERS
  185.         
  186.              Executive Address Book prints all text in condensed print. 
  187.         Address pages may be printed either on a dot matrix printer or a
  188.         laser printer.  Rotary-file cards have heavy stock and can only
  189.         be printed on a dot matrix printer.  
  190.         
  191.              Executive Address Book requests the user set up two
  192.         printers, one for address book pages, one for rotary-file cards. 
  193.         If you are using a dot matrix printer, indicate the same printer
  194.         for address book sections and for rotary-file cards.  If you have
  195.         a laser printer, indicate the laser printer for the address book
  196.         sections, the dot matrix printer for rotary-file cards.  The data
  197.         for each printer will be sent out of your computer's printer port
  198.         as selected, e.g., LPT1, LPT2, COM1, COM2, etc.  
  199.         
  200.         
  201.         PRINTING PAPERS
  202.         
  203.             Executive Address Book provides its user with two printing
  204.         formats:
  205.         
  206.              1. Two-up 3 3/4" x 6 3/4" size format pages for Day-
  207.                 Timer Senior and Day Runner organizers.  Special 
  208.                 paper is available from Day-Timers, Inc. One Day-
  209.                 Timer Plaza, Allentown, PA 18195, (215) 395-5884,
  210.                 Product #75510 (continuous), #75710 (laser).
  211.         
  212.              2. Rotary-file index card 2 1/16" x 4" size.  This
  213.                 format fits continuous rotary-file index cards,
  214.                 AVERY product #4168, available from most stationary 
  215.                 and computer supply stores.
  216.         
  217.         
  218.         ADDRESS INPUT FORMS
  219.         
  220.              Address input forms are provided upon which to write names
  221.         and addresses.  These forms are printed using the "5. Customer
  222.         Information/Support" item from the General Utilities menu.  Each
  223.         format has its own input sheet.  Multiple sheets may be printed
  224.         or a single sheet Xeroxed.
  225.         
  226.         
  227.         EXECUTIVE ADDRESS BOOK                              USER MANUAL
  228.                                                                  Page 5
  229.         
  230.         
  231.         PRINT UTILITIES
  232.         
  233.              1. Complete Address Book Section:  Only pages which have    
  234.                            changed are normally printed from the main    
  235.                            menu section to keep an address section up to 
  236.                            date.  To print a complete section, perhaps to
  237.                            establish a second or third book, use this    
  238.                            menu selection.
  239.         
  240.              2. Complete Address Book (All Sections):  Prints a complete 
  241.                            address book of all sections.
  242.         
  243.              3. Complete Rotary-file Card Section:  Only new address or  
  244.                            addresses which have changed are printed from 
  245.                            the main menu section to keep a rotary file up
  246.                            to date.  Use this choice to print a complete 
  247.                            rotary-file card set from a section.
  248.         
  249.              4. Complete Rotary-file (All Sections):  Prints a complete, 
  250.                            alphabetized rotary-file card file integrating
  251.                            all sections.
  252.         
  253.              5. Alphabetized Update Rotary-file Cards:  Prints           
  254.                            integrated, alphabetized rotary-file cards of 
  255.                            all names added or changed in all sections.
  256.         
  257.              6. Cross-Reference Company Index:  Prints a cross-reference 
  258.                            guide by company of all names entered in a    
  259.                            format 3 (full name and address) section.
  260.         
  261.         
  262.         GENERAL UTILITIES
  263.         
  264.              1. Address Book Printing Test:  Prints test address book    
  265.                            pages for alignment of the printer and        
  266.                            margins.
  267.         
  268.              2. Rotary-file Card Printing Test:  Prints test rotary-file 
  269.                            cards for alignment of the printer and        
  270.                            margins.
  271.         
  272.              3. Reindex Databases:  The database files may need to be
  273.                            reindexed if somehow data has become corrupt
  274.                            or out of order.  Use this utility to do so.
  275.         
  276.              4. Remove Old Unused Addresses:  Old names and addresses are
  277.                            removed from each section using this option.  
  278.                            Names and addresses may only be removed if    
  279.                            they have first been placed on "HOLD" using   
  280.                            the edit screen.
  281.         
  282.              5. Customer Information/Support:  Provides User Manual, 
  283.                            address input forms and pre-printed sheet for
  284.                            support via. FAX.
  285.         EXECUTIVE ADDRESS BOOK                              USER MANUAL
  286.                                                                  Page 6
  287.         
  288.         
  289.         SYSTEMS SETUP
  290.         
  291.              All systems requirements are set up at the time the user
  292.         first starts the program.  However, each may be accessed or
  293.         changed from the Systems Setup menu.
  294.         
  295.              1. Printers and Page Formats:  Sets up printers.  Two
  296.                            printers may be used.  For example, a laser
  297.                            printer for address book pages and a dot
  298.                            matrix printer for rotary-file cards, since
  299.                            File cards cannot be passed through the laser
  300.                            printer.  One printer, a dot matrix type may
  301.                            be used for both address book pages and
  302.                            rotary-file cards.  If problems are in-
  303.                            countered, see the printer code section below.
  304.         
  305.                            Page formats allows selection of address book
  306.                            page formats -- 8 1/2 x 11" plain paper or
  307.                            Day-Timer Pocket Senior pre-printed paper.
  308.         
  309.              2. Address Book Sections:  Sets up section names and format
  310.                            type for address book sections.  Sections may
  311.                            be removed.  Sections may be reordered in 
  312.                            sequence to correspond with comfortable use
  313.                            of the printed Executive Address Book.
  314.         
  315.              3. Number of Books, Rotary-files Maintained:  Sets defaults.
  316.         
  317.              4. Display Serial Number:  Displays program serial number.  
  318.                            Serial number is also displayed at start of 
  319.                            program.
  320.         
  321.              5. Set Print Margins:  Sets margins to match your printer.
  322.         
  323.              6. Set Color/Computer Speed:  Sets screen delay times and 
  324.                            monochrome or color type monitor.
  325.         
  326.              7. Import Foreign Address Book Lists:  See comments at the
  327.                            end of this manual concerning the importing
  328.                            of files.
  329.         
  330.         
  331.         ADDING NEW CODES FOR A PRINTER
  332.         
  333.              If your printer is not shown on the screen, try printer
  334.         names which seem close to yours.  Before attempting to insert
  335.         your own codes, try selection 1. *** HP Laser Jet Type *** or
  336.         2. *** IBM Standard *** depending upon your printer.  One of
  337.         these selections may work with your printer.
  338.         
  339.              Some dot matrix printers may have to be in the Near Letter
  340.         Quality (NLQ) mode before they will work correctly with condensed
  341.         print.  Others may have to be set in the Draft Mode.  
  342.         
  343.         EXECUTIVE ADDRESS BOOK                              USER MANUAL
  344.                                                                  Page 7
  345.         
  346.         
  347.              If none of the above steps works with your printer, you may
  348.         have to insert the DECIMAL codes which are particular for your
  349.         printer.  You must consult you printer manual to do so.  
  350.         
  351.              You are concerned to determine the DECIMAL commands for:
  352.         
  353.                   1. Six lines per inch.
  354.         
  355.                   2. Condensed Printing, i.e., 16 or 17 characters
  356.                            per inch.
  357.         
  358.                   3. Standard Printing, i.e., 10 characters per inch.
  359.         
  360.                   4. Carriage Return or Print Head to Left Side of
  361.                            Printer.
  362.         
  363.              For Dot Matrix Printers:
  364.         
  365.                   5. 66 Lines Per Page.  This command sets the page 
  366.                            length to 11 inches and is use to reset 
  367.                            the printer to normal printing.
  368.         
  369.                   6. 51 Lines Per Page.  This command sets the page 
  370.                            length to 8 1/2 inches and is used to set
  371.                            the printer for the special address book
  372.                            paper.  [Needed only for printer 1.]
  373.         
  374.                   7. 13 Lines Per Page.  This command sets the page 
  375.                            length to 2 1/16 inches and is used to set
  376.                            the printer for the special Avery #4168 
  377.                            rotary-file index cards.  [Needed only for
  378.                            printer 2.]
  379.         
  380.                   8. Set Top of Form:  This command may be needed on 
  381.                            some dot matrix printers to reset the page
  382.                            length before a page is ejected.  
  383.         
  384.              For Laser Printers:
  385.         
  386.                   9. Set Top Margin:  This command sets the top margin
  387.                            on the printed page.  Avoid a value od zero
  388.                            or one because the two top lines of the 
  389.                            page (approximately) lie in the unprintable
  390.                            region of the laser printer.
  391.         
  392.                  10. Vertical Cursor Position:  This command on laser
  393.                            printers is used to move the current active
  394.                            printing position to the top of the page.  
  395.                            Set the value to two.
  396.         
  397.                  11. Reset:  Causes laser printers to print any partial
  398.                            page of data received and resets all 
  399.                            programmaable features to the default
  400.                            position.
  401.         EXECUTIVE ADDRESS BOOK                              USER MANUAL
  402.                                                                  Page 8
  403.         
  404.         
  405.              To change the codes for your printer, first select the IBM
  406.         Standard or HP Laser Jet generic configuration from the list. 
  407.         Install this choice for Printer 1 and Printer 2. Return to the
  408.         main menu.  Select "6. System Setup" again, then "1. Printers
  409.         and Page Formats."  Change the printer (Y) and select "2. Change
  410.         Codes."  You will see the current codes displayed on the screen.
  411.         
  412.              You must enter each decimal code in the format "CHR(decimal
  413.         code)."  For example, decimal codes for 66 lines per page might
  414.         be 27 76 66.  It is entered as CHR(27)+CHR(67)+CHR(66) with a
  415.         plus sign between each and no spaces.  
  416.         
  417.              When you have entered the codes for each command, indicate
  418.         whether or not it is a laser printer.  You will be asked whether
  419.         all inputs are correct.  Your new computer codes will be saved
  420.         and used by the system.  
  421.         
  422.              If you are unable to make your printer work, please Fax us
  423.         the identifying data on the printer, brand, type, number, etc.
  424.         and a copy of the printer manual page(s) concerning the printer
  425.         codes.  Remember, Daisy wheel printers are not capable of
  426.         printing in condensed mode which is necessary to print the
  427.         address book pages and rotary-file cards from this program.
  428.         
  429.         
  430.         IMPORTING ADDRESS LISTS FROM OTHER PROGRAMS
  431.         
  432.              Executive Address Book will import lists from specific
  433.         other address book programs as listed on the import screen.
  434.         The list must first be exported in a standard ASCII comma 
  435.         delimited format from the exporting program.  Choose the 
  436.         Systems Setup Menu select Menu Item 9. "Input Foreign Address
  437.         Book Lists."  Follow the instructions on the screen.  After
  438.         importing the list, print the Section and edit the list as
  439.         necessary.
  440.         
  441.         
  442.         TRADEMARK ACKNOWLEDGEMENTS
  443.         
  444.              My MailList                    My Software Company
  445.              Address Book Plus              Power Up Software Corp.
  446.              Day-Timer Address Directory    Day-Timers, Inc.
  447.              IBM                            IBM, Corporation
  448.              HP                             Hewlett-Packard Company
  449.         
  450.              Other brand and product names used in this document or
  451.         software may be trademarks or registered trademarks of their
  452.         respective owners and are used for identification purposes only.
  453.         
  454.              Disk compression is provided by LHA, copyright reserved.
  455.         
  456.